E-Mail & CRM
CRM-Einführung & Datenhygiene
Vom Excel-Chaos zum System: CRM-Auswahl, Pipeline-Design, saubere Migration – und ein Setup, das Ihr Team wirklich benutzt.
Die meisten CRM-Projekte scheitern nicht am Tool, sondern an Überkonfiguration und fehlender Team-Akzeptanz. Wir bauen schlank – und fürs echte Arbeiten.
Prozess vor Tool
Erst der Vertriebsprozess, dann das System – ein CRM bildet ab, es erfindet nicht.
Saubere Migration
Dubletten zusammengeführt, Alt-Lasten aussortiert, Quellen nachvollziehbar – Ihr Datenbestand zieht bereinigt ein.
Adoption eingebaut
Schlankes Setup, klare Pflichtfelder, Schulung am echten Fall – damit das Team das CRM nutzt statt umgeht.
Eine CRM-Einführung umfasst Auswahl, Einrichtung und Team-Verankerung eines Customer-Relationship-Management-Systems: die Pipeline, die Ihren echten Vertriebsprozess abbildet, saubere Migration der Bestandsdaten aus Excel und Postfächern, Anbindung von Website-Formularen und E-Mail, Automatisierungen für Routineaufgaben – und Schulung, damit das System nach vier Wochen nicht wieder Excel weicht. Für KMU heißen die üblichen Kandidaten HubSpot, Pipedrive oder Brevo – die Wahl folgt Prozess und Budget, nicht dem Marketing der Anbieter.
Der zweite Teil, den fast alle unterschätzen: Datenhygiene. Ein CRM voller Dubletten, toter Kontakte und leerer Pflichtfelder produziert falsche Forecasts und frustriert das Team. Wir bereinigen beim Einzug – und bauen Regeln ein, damit es sauber bleibt.
Was Sie erhalten
- Anforderungs-Check & Tool-Empfehlung (HubSpot, Pipedrive, Brevo u. a.)
- Pipeline-Design: Phasen, Pflichtfelder, Verantwortlichkeiten
- Datenmigration inkl. Dubletten-Bereinigung und Quellen-Zuordnung
- Anbindung: Website-Formulare, E-Mail-Postfächer, Kalender, Telefonie
- Automatisierungen: Lead-Zuweisung, Follow-up-Erinnerungen, Statuswechsel
- Team-Schulung am echten Prozess + Admin-Doku für die Zukunft
So gehen wir vor
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01
Prozess & Auswahl (Woche 1)
Vertriebsablauf, Muss-Kriterien, Tool-Entscheidung – mit ehrlichem Kosten-Ausblick.
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02
Setup & Migration (Woche 2–3)
Pipeline, Felder, Datenumzug, Anbindungen, Automatisierungen – testbereit.
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03
Schulung & Feinschliff (Woche 4)
Team-Training am echten Fall, zwei Wochen Nachjustierung nach Praxis-Feedback.
Ergebnisse, die zählen
Überblick
Jede Anfrage, jeder Status – auf einen Blick.
Kein Lead verloren
Follow-ups passieren systematisch statt zufällig.
Forecast
Pipeline-Werte, denen man trauen kann.
Excel-Chaos
Schluss mit sieben Wahrheiten in fünf Tabellen.
Transparente Preise (Richtwerte)
CRM-Einführung kompakt
einmalig
Pipeline, Basis-Migration, Formular-Anbindung, Kurzschulung
Einführung komplett
Rangewert
inkl. Datenbereinigung, Automatisierungen, Team-Training
Admin-Betreuung
monatlich
Anpassungen, neue Workflows, Nutzerfragen
*Richtwerte zzgl. USt. und CRM-Lizenzen (viele Einstiegs-Tarife sind kostenlos oder günstig – wir rechnen das vorab transparent vor).
- Tool-agnostisch – Empfehlung ohne Anbieter-Provision im Hinterkopf
- Ihre Daten, Ihre Accounts, Ihre Kontrolle
- Schulung inklusive – kein System ohne Adoption
Woran scheitern CRM-Einführungen — und wie nicht?
Das Muster ist immer gleich: Ein mächtiges System wird mit 40 Pflichtfeldern und acht Pipelines konfiguriert, das Team empfindet es als Bürokratie, nach sechs Wochen lebt der Vertrieb wieder in Excel – nur dass jetzt zusätzlich CRM-Lizenzen laufen. Die Gegenstrategie ist Schlankheit: so wenige Felder wie nötig, eine Pipeline, die dem echten Prozess folgt, Automatisierung für alles Repetitive – und ein Team, das im Training am eigenen echten Deal erlebt, dass das System Arbeit spart statt macht.
Deshalb beginnt unsere Einführung nie im Tool, sondern beim Prozess: Wie kommt eine Anfrage herein, wer qualifiziert, was passiert nach dem Angebot, wann gilt ein Deal als verloren? Erst wenn das auf einem Blatt steht, wird konfiguriert.
Datenhygiene: das unterschätzte Fundament
Ein CRM ist so gut wie seine Daten. Dubletten verteilen die Historie eines Kunden auf drei Karten; tote Kontakte blähen Listen und verzerren jede Auswertung; fehlende Quellen-Zuordnung macht unsichtbar, welcher Kanal die guten Kunden bringt. Bei der Migration bereinigen wir systematisch: Dubletten zusammenführen, Inaktive archivieren, Pflichtfelder nachziehen, UTM-Quellen aus dem Tracking verheiraten.
Danach halten Regeln das System sauber: Validierung an den Formularen, automatische Dubletten-Warnung, Zuständigkeiten für Datenpflege. So bleibt der Forecast belastbar – und die E-Mail-Flows, die auf den CRM-Segmenten aufsetzen, erreichen die richtigen Empfänger.
Wann ist es Zeit für ein CRM?
Spätestens, wenn eines davon zutrifft: Anfragen gehen verloren, weil niemand nachfasst; der Überblick über offene Deals existiert nur im Kopf einer Person; mehrere Excel-Listen widersprechen sich; oder das Team wächst und Übergaben scheitern. Für Solo-Selbstständige mit fünf Kunden ist ein CRM oft Overkill – auch das sagen wir ehrlich. Der Sweet Spot beginnt bei etwa zwei bis drei Personen mit Kundenkontakt und mehr als zehn parallelen Anfragen. Die Anbindung an Website-Formulare übernehmen wir direkt – als Entwickler Ihrer Website ohnehin aus einer Hand.
Region & Verfügbarkeit
CRM-Einführungen für KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz – remote inkl. Team-Schulung per Video-Call.
Häufige Fragen
Für die meisten KMU: Pipedrive (schlank, vertriebsfokussiert), HubSpot (stark, wenn Marketing-Funktionen dazukommen sollen) oder Brevo (Budget-Einstieg mit E-Mail-Integration). Die Empfehlung folgt Ihrem Prozess – wir verdienen an keiner Lizenz mit.
Kompakte Setups sind in 2–3 Wochen produktiv, komplette Einführungen mit Datenbereinigung und Automatisierungen in 3–5 Wochen – inklusive Schulung und Nachjustierung.
Ja, das ist der Normalfall. Wir konsolidieren Tabellen, bereinigen Dubletten und ordnen Historie zu. Was sich nicht sauber zuordnen lässt, wird dokumentiert archiviert statt still verworfen.
Je nach Tool und Teamgröße von kostenlos (HubSpot Free, Brevo-Einstieg) bis ca. 15–60 € pro Nutzer und Monat. Wir rechnen die Gesamtkosten vor der Tool-Entscheidung transparent vor.
Schlankes Setup (wenige Pflichtfelder), Automatisierung der lästigen Arbeit, Schulung am echten Deal statt an Folien – und zwei Wochen Nachjustierung, in denen wir Reibungspunkte aus dem Alltag beseitigen.
Ja – Formulare, Postfächer, Kalender und E-Mail-Marketing binden wir standardmäßig an. Für Sonderfälle (ERP, individuelle Systeme) bauen wir eigene Schnittstellen – wir sind auch Entwickler.
Bereit für messbares Wachstum?
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